一人法務 総務 総務法務を応援―21― 印章管理規程 ひな形 サンプル
ひな形 サンプル集「印章管理規程」
2019年5月にデジタルファースト法が可決、成立しました。
それに伴い企業の事務も一層のデジタル化が展開されているでしょう。
◇ミニ知識 電子契約とは
契約書作成の目的である
「契約・取引の内容詳細、及び
その内容に合意した事実の証拠」として、
紙媒体ではなく、電子的に作成した契約書に
電子署名とタイムスタンプを付してデータとして保管するものです。
法的効力を有するように作成するためには
電子署名、タイムスタンプは欠かせません。
＜電子契約のメリット＞
1. 電子契約は現行の印紙税法で印紙貼付の対象となっていないため、
印紙が不要でありコスト削減になる。
2. 契約書の印刷・製本・捺印・当事者間の郵送・紙媒体の保存、の
手間が省略でき、保管スペースも不要です。
3. 実務的にはもう1点、保管後に
確認したい契約書をみつける作業が楽になります。
＜法的効力発生のための準備＞
1. 作成のためのPC等のデバイスとデータ保存用サーバー、クラウド等。
2. 電子署名：認定を受けた認証事業者が発行した
電子証明書を添付した電子署名のこと。
登録印（実印）の役割を果たす。
3. タイムスタンプ：文書作成の年月日時刻と
その後に改竄されていないことを証明する。
⇒承認、稟議等の社内ワークフローと併せて
システム化することで、業務の機動性が期待できます。
しかし2020年現在でも“紙の契約書にハンコ”が大勢を占めます。
会社がハンコ（印章）を押印する場面は契約締結以外にも、
金融機関の手続き、行政庁への届出、
社内外に公表する文書、など様々なものがあります。
そもそも会社は設立登記をする際に代表者印（会社の実印）を法務局に登録しますので、
小規模な会社・法人であっても必ず代表者印（実印）は保有しているものです。
株式会社などの法人は、事業において取引を行うだけでなく、
有形無形の財産の所有権を取得・保有するため、
会社の代表権を持つ人が当該文書を作成した事実、その真実性を、
登録した代表者印で証明する必要が大きいのです。
【会社の印章管理規程と印章登録簿 サンプル】
１）事前に稟議規程、職務分掌規程などを整備しておきます。
・印章のあらたな調製、廃棄の決裁機関
・印章ごとの押印決裁者
・保管責任者、押印責任者
２）実際に押印した後に、何の文書にどの印章を押印したか、
その担当部署などを押印台帳に記録し管理します。
＜ひな形 サンプルの利用について＞
※作成時点の法に基づき作成しています。
※内容は一般的なものであり、会社の実態に合わせ修正し使用して下さい。
※当サイトにあるひな形・サンプルを使用したことによる損害、
利益の逸失、その他について当事務所では一切の責任を負いません。
コロナウイルス感染拡大で通勤もままならない状態で始まった2020年3月ですが、
年度末でもあり総務は多忙なことに変わりはありません。 皆様の御健康をお祈りしております。 
