小さな会社の総務・法務 2023年 社内規程 後編
前回は社内規程の有効性を保つためのコラムを書きました。
本日は社内規程・細則・マニュアル・手順書などに関する後編です。
従業員数が少ない会社では、就業規則以外の社内規程は「作成するのが面倒」「そんなもの必要なのか」と考えられがちです。
（１）人数規模が小さな会社でも社内規程が必要な理由
社内規程を施行する目的は、主に下記の４点です。
1. 秩序維持
・何が禁止事項なのかを明確に表す
・予めのリスク管理で従業員の安心を作る
2. 法令への対応
3. 適正な対応
・違反者に対する対応をルールとして定め、適正な処罰（過重にならない）（ときによるムラが無い）で対応する
4. 業務の標準化
・ 担当者による完成度の差異を防ぐ
・ 業務を効率化する
・ チームで業務遂行できる状態にする（属人的にしない）
（２）社内規程作成のフロー
1. 担当部署、担当者を明確にしましょう。
小さな会社の総務は担当範囲が広くなりがちですが、担当を明確に決めて実際に進行します。
2. 必要な規程のリストアップ
基本の規程管理規程、文書管理、職務分掌や稟議といった規程に加え、この数年で必要性が大きく増した規程が多くあります。
下表以外にも、就業規則の中に含める内容として「副業に関するルール」も必要な時代になりました。
3. 原稿を作成し、確認修正をおこないます。
施行時点での法令遵守にも留意すること、各規程間で整合していることも確認します。
4. 既存の規程で定められている承認機関（取締役会や株主総会）でのauthorizeを経て公式のものにします。
5. 施行前に、必ず全社に開示して説明をおこないます。
6. 施行運用を開始します。
７．施行開始後も定期的に見直し確認
施行後は、定期的に内容の見直しをすることで社内規程が安全で有効なものに保たれます。
施行してみて認識される改善すべき点もあるかもしれません。
毎年●月の業務、というようにスケジュールしておくと良いでしょう。
当事務所ではヒアリングをおこない、社内規程原稿作成～承認～運用までをトータルで承ります。
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